Jak przygotować nowe biuro do działania jeszcze przed przeprowadzką?

Chaos po przeprowadzce do nowego biura potrafi sparaliżować firmę na wiele dni. Kable w poplątaniu, brak internetu, ludzie błądzący w poszukiwaniu kawy i miejsc do pracy – brzmi znajomo? Da się tego uniknąć. Wczesne przygotowanie biura to gwarancja, że praca ruszy płynnie, a zespół poczuje się u siebie już od pierwszego dnia. Ten tekst podpowiada, jak zapanować nad bałaganem i sprawić, żeby nowe miejsce było gotowe do działania zanim pojawi się tam pierwszy karton.

Sprawdź kluczowe instalacje i zabezpiecz infrastrukturę IT przed przeprowadzką

To, czy nowe biuro będzie naprawdę gotowe do pracy już w dniu przeprowadzki, zależy w dużej mierze od wcześniejszej kontroli i przygotowania wszystkich instalacji oraz infrastruktury cyfrowej. Jeszcze zanim pojawią się pierwsze biurka, należy zwrócić szczególną uwagę na stan sieci elektrycznych, gniazdek, oświetlenia, klimatyzacji i wentylacji. Sprawdź, czy wszystkie pomieszczenia są prawidłowo doświetlone, czy działają zamki, domofony, a serwerownia jest odpowiednio zabezpieczona i wentylowana.

Priorytetem jest konfiguracja i testy infrastruktury IT. Na tym etapie warto współpracować z zespołem technicznym lub IT — zadbać o szybki, stabilny internet, rozplanowanie punktów dostępowych Wi-Fi, sprawne przeprowadzenie kabli sieciowych i zasilania do każdego stanowiska pracy. Konieczna jest także konfiguracja VLANów i systemów bezpieczeństwa, takich jak firewall, monitoring czy alerty.

• Wykonaj backupy i przygotuj plan przenosin danych na nowe serwery lub dyski.

• Zaplanuj testowe podłączenie sprzętu (komputerów, drukarek, telefonów IP), tak by pracownicy mogli natychmiast korzystać z narzędzi już pierwszego dnia.

• Sprawdź działanie alarmu i systemu kontroli dostępu (karty, kody), a także przygotuj centralną ewidencję kluczy.

Pamiętaj: dobrze przygotowana, przetestowana infrastruktura redukuje ryzyko awarii i pozwala uniknąć zbędnego zamieszania czy strat już na starcie działalności w nowym miejscu.

Zorganizuj miejsce pracy tak, by każdy wiedział, gdzie co jest już od pierwszego dnia

Ład organizacyjny to fundament sprawnej pracy – zwłaszcza w nowym miejscu! Przed przeprowadzką zaplanuj rozmieszczenie stanowisk, stref ciszy, sal konferencyjnych, kuchni czy miejsc relaksu. Najlepiej przygotować spójny floor plan z wyraźnym podziałem na poszczególne funkcje i zawczasu rozrysować, gdzie staną meble i jak będzie przebiegać komunikacja. To pozwoli uniknąć chaosu przy rozpakowywaniu i znacząco skróci proces adaptacji zespołu.

Zadbaj o czytelne oznaczenia pomieszczeń – tabliczki, piktogramy, oznakowanie dróg ewakuacyjnych, a także wytyczne BHP i p.poż. Powinny znaleźć się także przejrzyste instrukcje dotyczące korzystania ze wspólnych przestrzeni czy sprzętu (np. zasady rezerwacji salek, obsługi drukarki wielofunkcyjnej). System ewidencji kluczy, pilotów i kart dostępowych ułatwi zarządzanie dostępem.

W miarę możliwości, zanim przeprowadzka się zakończy, przygotuj schemat rozmieszczenia dokumentacji i miejsca do przechowywania rzeczy osobistych. Takie mikroorganizacyjne szczegóły, jak na przykład przypisanie szafek lub półek do konkretnych zespołów czy stanowisk, sprawią, że pracownicy od razu poczują się “u siebie”.

• Dostarcz wszystkim pracownikom praktyczne mapki oraz krótkie przewodniki po nowych zasadach w biurze.

• Rozważ organizację „dnia otwartego” z oprowadzaniem, by oswoić zespół z nowymi realiami i zadbać o płynny start.

Zamów potrzebne wyposażenie i sprawdź dostępność kawy oraz sprzętu biurowego

Wyposażenie biura to nie tylko meble i elektronika – to także drobne, codzienne udogodnienia, których brak może uprzykrzyć pierwsze dni działania w nowej przestrzeni. Zanim ruszy przeprowadzka, przygotuj szczegółową checklistę i zamów wszystkie niezbędne elementy: biurka, ergonomiczne krzesła, monitory, lampki, sprzęt komputerowy, drukarki, a także środki czystości, artykuły papiernicze, zestawy do kuchni i socjalnej strefy.

Nie zapomnij o prawdziwie fundamentalnych kwestiach, jak dostępność kawy, herbaty, czystej wody, kubków, sztućców czy naczyń. Sprawdź, czy ekspres do kawy oraz sprzęty AGD działają i mają zapewnioną konserwację. Komfortowe zaplecze socjalne od pierwszego dnia to szybki sposób na poprawę nastrojów w zespole!

Ważne też, by już na etapie przygotowań przeprowadzić zamówienia na materiały eksploatacyjne – papier do drukarek, tusze, środki higieny. Dobrym pomysłem będzie robocza inwentaryzacja i odpowiednio wcześniejsze dostawy, szczególnie przy większym zespole.

Uporządkowane i zaopatrzone biuro ułatwia szybkie wejście w rytm pracy oraz podkreśla, że organizacja jest gotowa na nowy etap rozwoju, nie tracąc czasu na poszukiwanie podstawowych rzeczy po przeprowadzce.

Ustal jasne zasady działania i komunikuj plany zespołowi przed startem w nowym biurze

Nawet najlepiej przygotowana przestrzeń nie wystarczy, jeśli zespół nie wie, gdzie szukać informacji i jak odnaleźć się w nowych warunkach. Dlatego tak ważne jest, by już przed przeprowadzką opracować i przekazać jasne, zrozumiałe zasady funkcjonowania biura – od zasad korzystania ze wspólnych przestrzeni, przez politykę bezpieczeństwa, po harmonogramy sprzątania czy zarządzania dostępem do sal konferencyjnych.

• Przed dniem wejścia do nowego miejsca zorganizuj spotkanie informacyjne lub webinar, podczas którego wytłumaczysz układ biura, odpowiesz na pytania i rozwiejesz ewentualne wątpliwości.

• Przedstaw plan przeprowadzki, opisz podział ról i odpowiedzialności oraz przekaż listę osób kontaktowych w razie problemów.

• Zachęć pracowników do dzielenia się swoimi potrzebami i uwagami – przygotuj ankietę dotyczącą personalizacji stanowisk lub oczekiwań co do organizacji przestrzeni wspólnych.

Dobra, przejrzysta komunikacja przekłada się bezpośrednio na poczucie bezpieczeństwa oraz satysfakcję zespołu, a także minimalizuje ryzyko nieporozumień czy stresu związanego ze zmianami.

Skontroluj bezpieczeństwo i zadbaj o wygodne wejście dla pracowników oraz gości

Przed oficjalnym rozpoczęciem pracy w nowej siedzibie, szczegółowo sprawdź, czy wszystkie systemy bezpieczeństwa działają sprawnie. Skontroluj obecność i rozmieszczenie gaśnic, detektorów dymu, oznaczeń dróg ewakuacyjnych oraz planów ewakuacji. Sprawdź, czy monitoring oraz systemy kontroli dostępu (karty, kody, domofony) zapewniają bezpieczeństwo nie tylko mieniu, ale i pracownikom oraz gościom.

Zadbaj o wygodne wejście do budynku – oznakowanie wejścia, czytelne tabliczki, pętle indukcyjne dla osób z niedosłuchem, brak barier architektonicznych. Zweryfikuj, czy wszystkie drzwi i windy są przystosowane do potrzeb osób z ograniczoną mobilnością.

• Przygotuj instrukcje dla recepcji, system rejestrowania i wydawania przepustek, by każdy odwiedzający czuł się swobodnie i bezpiecznie.

• Przypomnij zespołowi procedury w razie zagrożenia i zadbaj o szybkie szkolenia BHP i p.poż.

Najważniejsze to, by od pierwszego dnia wszyscy wiedzieli, jak reagować w różnych sytuacjach. To początek budowania kultury bezpieczeństwa oraz zaufania w nowej siedzibie.