Przeprowadzka biura: co z dokumentami?

Przeprowadzka biura to skomplikowany proces. Duża większość firm zleca to zadanie profesjonalistom, aby uniknąć niemiłych niespodzianek. Podczas przeprowadzki całe wyposażenie biura musi bezpiecznie dojechać na miejsce i to w ściśle określonym terminie, aby praca biura nie została sparaliżowana. Często w trakcie zamieszania związanego z nową lokalizacją biura dużym problemem okazują się dokumenty. Wiele z nich to poufne dane, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Szefowie firm często nie chcą od razu zabierać ich do nowej lokalizacji i wolą poczekać na moment, gdy na miejscu będą już przygotowane profesjonalne archiwa i regały. Co zrobić z dokumentami podczas przeprowadzki?

Firma oferująca przeprowadzki biur

Wybierając firmę, która zajmie się przeprowadzką naszego biura, warto upewnić się, czy oferuje ona przechowywanie dokumentów. To najwygodniejsze rozwiązanie. Pracownicy firmy wykonując usługę transportową, we wskazanych przez nas dniach zabiorą dokumenty ze starego biura i dostarczą je do nowego. Możemy być pewni, że będą przetrzymywane w bezpiecznym miejscu i żadna z tajemnic handlowych czy danych osobowych nie wydostanie się na zewnątrz. W tym czasie możemy zając się przygotowaniem profesjonalnego archiwum w nowej lokalizacji lub poczekać, aż wszystkie meble biurowe trafią na swoje miejsca. Dopiero wtedy pracownicy zajmą się rozpakowywaniem segregatorów i ustawianiem ich w docelowym miejscu.

Nie tylko podczas przeprowadzki!

Jak się okazuje, przechowywanie dokumentów to usługa, z której chętnie korzystają różne firmy nie tylko wtedy, gdy zmieniają lokalizację. Wiele dokumentów nie jest potrzebnych do bieżącej pracy firmy, lecz trzeba je archiwizować przez kilka lat, gdyż od przedsiębiorców wymagają tego przepisy prawa. Dlatego właśnie coraz więcej firm, zamiast archiwizować dokumentację w swoim niedużym biurze, woli scedować to zadanie komuś innemu.  Najlepsze firmy oferujące archiwizację dokumentów często oferują też ich skanowanie, dzięki czemu zawsze możemy mieć szybki dostęp do wersji elektronicznych.