O czym pamiętać w trakcie przeprowadzki biura

Gdy bolid formuły1 zjeżdża do pit-stopu, czeka tam na niego zespół profesjonalistów, których zadaniem jest nie tylko serwisowanie, ale i minimalizacja czasu straconego na wymianie elementów pojazdu. Przeprowadzki biur działają na podobnej zasadzie – muszą one być wykonane profesjonalnie, ale jednocześnie najszybciej jak to tylko możliwe. Jak wykonać przeprowadzkę biurową tak, by wiązała się ona z jak najmniejszymi utrudnieniami ?

Kluczem do udanej przeprowadzki firm, jest planowanie. Im więcej masz czasu na zaplanowanie działań, tym większą masz pewność na wykonanie ich w sprawny sposób. Jak to jednak często bywa w praktyce – nie zawsze mamy luksus w postaci nieograniczonej ilości czasu, potrzebnego na kompleksowe przeprowadzki biur.

Zacznij wcześniej niż myślisz

Jeżeli nie masz dużego doświadczenia w podobnych przedsięwzięciach, możesz bezpiecznie założyć, że będziesz potrzebować więcej czasu, niż Ci się to wydaje. W zależności od tego, jak wiele stanowisk stacjonarnych zostaje przeniesionych i jak wiele sprzętu planujesz przenieść, przeprowadzki firm mogą zająć kilka dni, lub kilka miesięcy (w przypadku największych firm).

Sprawna komunikacja

Dobra komunikacja w zespole jest niezbędna przy każdym przedsięwzięciu, a przeprowadzka biurowa, nie jest wyjątkiem. Pracownicy powinni wiedzieć o planowanej przeprowadzce zawczasu, by odpowiednio się do niej przygotować – należy również pamiętać o osobach przebywających na urlopach, lub tych nieobecnych z innych powodów. Da to szansę pracownikom na zabranie jakichkolwiek rzeczy osobistych, które mogłyby zaginąć w trakcie transportu. Wczesne uprzedzenie pracowników o przeprowadzce da im również czas na posprzątanie swoich stanowisk pracy z zalegających dokumentów i przedmiotów, które powinny zostać wyrzucone lub zniszczone. Nie ma sensu, by firma przeprowadzkowa zapakowała śmieci i przedawnione dokumenty i przewiezie je do nowego biura.

Firma przeprowadzkowa

Zanim zdecydujesz się na wybór przewoźnika, dobrze zapoznaj się z jego ofertą i w jasny sposób zakomunikuj mu swoje potrzeby i oczekiwania. Na tym etapie warto zapytać firmę przeprowadzkową o cenę usługi oraz „widełki” szacowanego czasu przeprowadzki, jak również liczbę samochodów, oraz sposób zabezpieczenia przewożonych ruchomości. Warto również ustalić z przewoźnikiem priorytet przewożonych przedmiotów. Dzięki prawidłowej kolejności przewozu firma może wznowić działalność w nowej lokalizacji, nawet gdy mniej istotne elementy wyposażenia nie dotarły jeszcze na miejsce. Komputery, bądź inne urządzenia pracownicze powinny dotrzeć szybciej niż stojąca w holu kanapa.

Rodzaje Ruchomości

Przeprowadzki firm różnią się od siebie w zależności od przewożonych dóbr. Podczas gdy jedne przeprowadzki biur opierają się jedynie na pospolitym sprzęcie biurowym, niektóre firmy z racji na swoją branżę posiadają przedmioty o bardzo dużych gabarytach lub wrażliwy i specjalistyczny sprzęt wymagający dodatkowego zabezpieczenia przed uszkodzeniem.

Przeprowadzenie się do nowej lokalizacji, zawsze wiąże się z kosztami i utratą czasu, ale dobre planowanie i wybór odpowiedniej firmy przeprowadzkowej zdecydowanie usprawni ten proces. Bez względu na branżę Twojej firmy, gdy przeprowadzka staje się koniecznością, zaufaj profesjonalistom. Droga na skróty może doprowadzić do pojawienia się kosztów w formie utraty czasu lub niższej efektywności działania firmy.